Meetup idealny

Od czasu do czasu chodzę na meetupy i konferencje, trochę rzadziej na nich występuję. Praktycznie ich nie organizuje, ale jak trzeba, to pomagam. Niestety na wielu takich spotkaniach zdarzają podobne problemy i w tym wpisie chciałbym podzielić się, jak ich uniknąć.

Czas

Większość meetupów odbywa się wieczorami po pracy. Oznacza to, że nasi goście i prelegenci są po całym dniu za biurkiem. Tworzenie spotkania z agendą, w której znajduje się więcej niż 2 pełne (30 min) prelekcje jest bez sensu. O ile na pierwszej prelekcji publika może być aktywna, to mało kto dotrwa do końca, nawet jeśli zachęcimy uczestników losowaniem nagród od sponsorów czy piwem. Jeśli mamy w agendzie trzy lub więcej wykładów, to zdecydowanie lepiej zrobimy, jeśli podzielimy go na dwa osobne spotkania. Po pierwsze ludzie będą bardziej zaangażowani w wykład, a po drugie zyskamy materiał na następne wydarzenie.

Kolejna sprawa, jeśli chodzi o czas, to przekonanie prelegentów, aby udostępnili swoją prezentację dzień wcześniej, tak aby wszystkie prezentacje puszczane były z jednego komputera. Daje to pewność, że wszystko zadziała, bo zostało sprawdzone wcześniej i ogranicza czas potrzebny na wpinanie kabli. Oczywiście nie zawsze jest to możliwe. Dlatego jeśli prelegent koniecznie chce prowadzić prezentację z własnego komputera (np. live demo), to należy go ustawić na końcu, żeby nie przeszkadzał innym. Opóźnienie na początku nie wróży niczego dobre. Ludzie siedzą i czekają, jeśli problemy będą na końcu to po prostu zostanie wydłużona przerwa. Z doświadczenia wiem, że goście wolą spędzić więcej czasu na networkingu i komentowaniu poprzednich wystąpień.

Tablet jako timer na FOSDEM’19

Skoro jesteśmy przy czasie to… warto go kontrolować. Oczywiście im mniej prelekcji zaplanowaliśmy, tym swobodniej możemy do tego podejść. Jednak warto się dogadać z prelegentami i pokazać im kartkę z czasem, jaki im został albo położyć tablet/telefon z timerem.

Nagrania

Mamy 2019 rok, każdy telefon nagrywa wideo w jakości bliskiej profesjonalnym kamerom sprzed kilku lat, a budżetowy mikroport można zrobić ze słuchawki bluetooth. Więc nie ma powodu, aby nie nagrywać spotkań. Nagrania mają dwojaki cel. Z jednej strony poprawiają rozpoznawalność meetupa. Oczywiście nie ma co liczyć na bycie królem YouTuba, ale raz na jakiś czas pojawi się jakaś perełka, która zdecydowanie się wybije. Z drugiej strony nagrania przydają się prelegentom. Nie oszukujmy się: meetupy to zazwyczaj próba generalna przed wystąpieniem na konferencji. Często jest to pierwsze większe wystąpienie w życiu programisty. Dzięki nagraniu, można się przekonać, jak wyglądamy z boku: czy nie mówimy za szybko, czy wszystko jest zrozumiałe i nad czym należy pracować. Ponadto nagrania wcześniejszych wystąpień mogą być wymagane przy wołaniu o papiery (ang. CFP).

Tutorial jak zrobić nagrania z BSides Warsaw

Najważniejsze to zacząć nagrywać, nawet telefonem. Potem należy postarać się o jak najlepszy dźwięk. Tutaj warto polecić redukcję szumów już nagranego dźwięku (można do tego użyć np. Audacity). Zajmuje to 5 minut, a efekty są naprawdę dobre. Kolejny krok to nagrywanie osobno wyjścia z komputera i kamery. Do tego przyda się grabber HDMI i OBS do zmontowania wszystkiego w całość. Z opisanego kompletu korzystaliśmy w firmie, w której pracowałem. Jeśli masz zacięcie majsterkowicza, to warto pokusić się o zbudowanie sprzętu jakim nagrywany jest FOSDEM (konferencja opisywana niedawno przez nas).  

Kiedy decydujemy się na nagranie, należy ustalić jaki fragment sceny będziemy nagrywać. Warto zaznaczyć ten obszar taśmą tak, aby prelegent nie uciekał z kadru. Nawet jeśli mamy operatora kamery, dość komicznie wygląda, gdy ktoś biega po scenie. Dobrym przykładem jest kropka TEDa. Ta konferencja ma operatorów i wiele kamer, a i tak prelegenci są proszeni o nie opuszczanie czerwonej kropki.

Kultowa czerwona kropka na TED

Nagłośnienie

Jeśli spodziewamy się większej liczby gości, warto zadbać o nagłośnienie. W dużej grupie szmer, szept i inne hałasy są nieuniknione. Szkoda zdzierać gardło, szczególnie gdy zestawy nagłośnieniowe są tanie i powszechnie dostępne.

Musimy zadbać o to, aby prelegent czuł się swobodnie i dobrze wykorzystywał sprzęt. Zauważyłem tendencję do odsuwania mikrofonu od ust. Oczywiście można to rozwiązać mikrofonem krawatowym albo mikroportem. Jeśli nie mamy takich możliwości, to polecam przygotowanie kartki z informacją aby zbliżyć mikrofon do ust. Nie ma wtedy niepotrzebnej komunikacji głosowej z prelegentem, która go tylko dodatkowo stresuje.

Kartka używana na FOSDEM’19

Druga karteczka, jaką warto mieć, to prośba o powtórzenie pytania. To bardzo ważne, bo przy większej widowni ostatnie rzędny prawdopodobnie nic nie słyszą.

Jeśli prelegent przygotował live demo, a dysponujemy jedynie mikrofonem tradycyjnym, to musimy zapewnić statyw. Gdy takiego nie mamy, ktoś musi ten mikrofon trzymać.

Przygotowania

Meetupy odbywają się wszędzie: w biurach, kawiarniach, salach konferencyjnych czy na plażach (pamiętacie jPikinik?), ale warto zadbać o komfort widowni. Jeśli to możliwe, zgaśmy światło, żeby było widać slajdy. Przejrzyjmy prezentację wcześniej i zwróćmy uwagę autorowi na możliwe problemy np. czarne tło ładnie wygląda na monitorze ale już na słabym projektorze w jasnym pomieszczeniu nie. Podobnie duże bloki kodu.

Przygotujmy drogowskazy (np. rollupy) dla gości odwiedzających nas po raz pierwszy. Zadbajmy, żeby każdy mógł usiąść – defragmentacja ujawnia sporo wolnego miejsca :)

Daty

Już trochę napomknąłem, że nagrania mogą pomóc w promocji meetupu i zwiększeniu zasięgu, zarówno jeśli chodzi o odbiorców jaki i potencajlnych prelegentów. Jednak to nie wszystko. Warto aby każde spotkanie było ogłaszane przynajmniej z dwutygodniowym wyprzedzeniem. Idealnie, jeśli na koniec możemy podać datę kolejnego spotkania.

Limity

Większość spotkań, w których uczestniczę, korzysta z serwisu meetup.com. Nie warto otwierać listy razem z ogłoszeniem spotkania. Lepiej zrobić to na kilka dni (maksymalnie tydzień) wcześniej. Zauważyłem (nawet po sobie), że zapisuje się na jakieś wydarzenie a potem o nim zapominam (nawet jeśli jest w kalendarzu) i ostatecznie nie idę. Jeśli mamy ograniczenia lokalowe to trzeba pamiętać, że co najmniej 10% gości nie przyjdzie. Z moich doświadczeń wynika, że przychodzi 70% zapisanych. Dlatego warto zwiększyć limit oraz wysyłać przypominajki.

Bilety

Czasami w meetup organizowany w biurze wymaga listy gości. Tutaj jest pewien problem. Sam meetup nie pozwala na generowanie biletów. Z drugiej strony korzystanie z drugiego systemu jest nieintuicyjne i mylące, w szczególności jeśli nie ma on możliwości łatwego wypisania się z wydarzenia.

Zdjęcia

Każde spotkanie powinno zostać upamiętnione. Jeśli nasi prelegenci korzystają z Twittera, warto puścić tweeta na początku.

Sponsorzy

Czasem bywa tak, że sponsorzy chcą rozdać jakieś gadżety (np. wejściówkę na konferencję albo licencję). Moim zdaniem jest to świetny pretekst, aby sprawdzić listę – zawsze to jakaś metryka popularności. Meetup udostępnia opcję potwierdzania, że ktoś przyszedł. A z osób, które przyszły możemy łatwo wylosować szczęśliwca (np korzystając z random.org tak jak to robi JUG Łódź)

Krótka i aktualna agenda

Agenda musi być. Nie możemy zaskakiwać gości kolejnością prezentacji, ich tematyką, czasem trwania czy prelegentami. Do agendy koniecznie powinny być dołączone biogramy oraz abstrakty prezentacji. Sam tytuł nic nie mówi. Idealnie, gdyby obok abstraktów był link do slajdów.

To już wszystko czego potrzeba aby stworzyć idealne warunki do meetupa. Oczywiście to nie wystarczy aby był idealny. Zawsze najważniejszy jest człowiek i to co ma do przekazania.


1 thought on “Meetup idealny

Dodaj komentarz